A. Membuat Data Master
Dalam kasus ini, kita akan membuat sertifikat yang akan diberikan peserta Pendidikan Multi Profesi 1 tahun. Data source-nya berisi Nama, Nomor Induk, Tempat tanggal lahir dan Jurusan peserta. Sedangkan dokumen Masternya dapat di lihat seperti di bawah ini :
B. Membuat Data Source (Sumber)
Berikut ini adalah langkah demi langkah untuk membuat data source :
1. Buka Mail Merge dengan cara: Klik menu Tools > Letter and mailing > Mail Merge…
2. Akan di tampilkan kotak Task Pane bernama Mail Merge yang biasanya terletak pada bagian kanan Microsoft Word. Selanjutnya pilih Letters pada bagian Select Dokumen Type. Kemudian klik Next: Starting Document, pada bagian bawah Task Pane.
3. Anda akam sampai pada tampilan berikutnya yaitu Select Starting dokumen dengan tiga pilihan, yakni:
• Use the current document, pilih ini jika anda inggin menggunakan dokumenyang sedang anda buka saat ini sebagai dokumen master (Main Document). Dalam contoh kasus ini kita memilih ini, karena dokumen sudah kita buka.
• Start from a template, pilih ini jika anda ingin menggunakantemplate yang di sediakan MS Word sebagai dokumen master.
• Start from existing dokumen, pilih ini jika anda ingin menggunakan file yang sudah anda buat sebelumnya (yang saat ini belum di buka) sebagai dokumen master.
• Selanjutnya klik Next: Select Recipients pada bagian bawah Task Pane.
4. Pada Task Pane yang muncul berikutnya, anda di persilahkan memilih data sourcenya. Terdapat tiga pilihan di sini, yakni:
• Use an Existing list, pilih pilihan ini jika anda ingin menggunakan data source yang sudah ada (Yang anda buat sebelumnya).
• Select from outlook contacs, pilih pilihan ini jika anda ingin menggunakan data source yang berasal dari alamat outlook.
• Type a new list, pilih pilihan ini jika anda ingin membuat dan menggunakan data source baru. Dalam contoh ini kita akan menggunakan pilihan Type a new list. Selanjutnya setelah memilih pilihan ini, klik Create…
5. Akan muncul kotak dialog New Address List sebagai mana gambar di bawah ini. Pada kotak dialog ini kita akan mengisikan field – field yang akan di jadikan sebagai bagian dari sertifikat tersebut. Dalam contoh ini isi dari field – field yang di maksud adalah Nama, Nomor Induk, Tempat Tanggal Lahir dan Jurusan. Baiklah, karena field – field yang disediakan oleh MS Word sebagai mana pada kotak dialog New Address List tidak sesuai dengan kebutuhan kita, maka kita dapat menggantinya dengan meng-klik tombol Customize akan muncul kotak dialog Custtomize Address List sebagai mana di jelaskan pada langkah berikutnya.
6. Pada kotak dialog Customize Address List ini anda dapat:• Menambah field yang di butuhkan dengan meng-klik tombol Add.
• Menghapus field yang tidak dibutuhkan dengan meng-klik tombol Delete.
• Mengubah namanya dengan meng-klik tombol Rename.
• Untuk memindah field ke atas klik tombol Move Up.
• Untuk memindah field ke bawah klik tombol Move Down.
• Jika sudah selesai klik Ok.
7. Anda akan kembali ke kotak dialog New Address List lagi dengan nama field yang sudah anda atur sebagai mana pada kotak dialog Custemize Address List. Selanjutnya anda bisa memasukan data yang di butuhkan ke dalam fieldnya masing-masing. Berikut ini adalah keterangan tombol – tombol yang dapat anda gunakan pada kotak dialog ini:
• Untuk menambah data• Untuk menghapus data
• Untuk mencari data tertentu
• Untuk membuka kotak dialog Filter and Sort, dimana pada kotak dialog ini kita dapat menyaring data serta mengurutkannya sesuai dengan kebutuhan.
• Untuk membuka kotak dialog Customize Addres List
• Untuk berpindah ke data pertama
• Untuk berpindah ke data sebelumnya
• Untuk berpindah ke data berikutnya
• Untuk berpindah ke data terakhir.
8. Jika entry pada data source dirasa sudah cukup, maka dari kotak dialog New Addres List tersebut kita bisa mengakhirinya dengan meng-klik tombol close. Untuk pertama kalinya anda akan diminta untuk menyimpan data source tersebut. Simpanlah dan beri nama sesuai dengan keinginan anda.
9. Berikut adalah tampilan data source. Untuk melakukan perubahan terhadap data source, maka klik pada tombol Edit… Selanjutnya akan di tampilkan kotak dialog yang mirip dengan New Address List, anda dapat mengaturnya ulang seperti yang telah dijelaskan di depan.
C. Menggabungkan data source ke dalam dokumen master
Langkah berikutnya yang harus di lakukan adalah memeasukan isi field dari data source tersebut ke dalam dokumen master. Untuk lebih mudahnya amat di sarankan agar toolbar Mail Merge di tampilkan. Caranya, klik menu View > Toolbars > Mail Merge dan memastikan agar label Mail Merge yang berada pada sub menu toolbars terdapat centangnya. Jika belum ada centangnya klik sekali pada label tersebut.
Perhatikan gambar di bawah ini. Adapun tampilan dari toolbar Mail Merge ini dapat di lihat sebagaimana gambar di bawah ini.
Klik menu Insert Merge Fields yang terdapat pada toolbar Mail Merge (Lihat Gambar).
Maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Merge Field. Pada keadaan seperti ini, pada dokumen master letakkan kursor di tempat yang akan di sisipi field. Pilih field yang akan di sisipkan pada kotak dialog Insert Merge Field, kemudian klik Insert. Ulangi langkah ini untuk memasukan seluruh field yang di butuhkan hingga seluruh field yang di butuhkan hingga seluruh field yang ingin di sisipkan menempati tempatnya masing –masing dalam dukumen master (main dokumen). Lihat gambar di bawah ini :
Dengan langkah ini field – field yang di butuhkan tersebut akan di sisipkan hingga terlihat sebagaimana gambar berikut ini :
Dengan mengKlik menu View Merge Data, maka otomatis field-field terisi dengan data yang sudah kita tuliskan secara otomatis. Untuk melihat data isian seluruhnya secara satu persatu, yaitu dengan cara meng-Klik tanda Panah (>) pada Toolbar Mail merge.
Demikianlah Tutorial Contoh Penggunaan fasilitas Mail Merge. Terima kasih.
1 komentar:
terima kasih atas tutorial cara membuat sertifikat
yang anda publikasikan
Posting Komentar